COMO ORGANIZAR UN FESTIVAL

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Organizar una Gala o Festival escénico es un proceso complejo. Tienes que conseguir y coordinar una sala, unos técnicos, un presentador, unos artistas invitados… Y además controlar la comunicación y difusión del evento.

¿Quieres saber más? En ElTaumaturgo.com te lo contamos.

Consideraremos una Gala o Festival a aquel espectáculo que cuente con más de dos artistas, que realizan sus números de manera independiente, además de un presentador (o maestro de ceremonias), encargado de dar la bienvenido y despedir a los asistentes, y de facilitar y hacer entretenida la transición entre los otros números.

Como indicaba al principio, organizar esto requiere la colaboración y coordinación de varias partes implicadas. A continuación daré algunos consejos para el que se decida a intentarlo, basados en mi experiencia personal con el Festival de Magia y Artes Afines, que fundé en 2014 y que el 7 de Mayo de este año celebra su cuarta edición.

 

En primer lugar, tienes que decidir si el Festival será benéfico o si por el contrario tendrá ánimo de lucro para la organización. Esto es muy importante, porque condicionará las negociaciones posteriores.

Conviene tener en cuenta que, si bien el hacerlo benéfico te facilitará en muchos casos las negociaciones con salas y artistas, también te obligará a dejar más tiempo de descanso entre una edición y otra, ya que te obliga a invertir mucho tiempo y esfuerzo, que normalmente tendrás que dedicar a asuntos lucrativos (para poder sobrevivir en esta sociedad).

 

En caso de que lo recaudado se destine a una causa benéfica, hay que elegir a cual.

Es vital que esta sea una con cuya labor estés de acuerdo (dedicarlo a una asociación taurina siendo animalista, o viceversa, parece absurdo), pero también es importante que esta asociación contribuya a la difusión del evento. No digo con esto que haya que elegir la asociación por su capacidad mediática, la impresión de carteles en su sede o difusión por redes sociales puede ser suficiente si se trata de una asociación pequeña. Pero resulta muy desagradecido organizar eventos para recaudar fondos para asociaciones que parecen no tener el más mínimo interés en dicho evento.

 

A continuación tienes que conseguir la sala en la que se realizará la actuación.

Este paso y el de contactar con los artistas se pueden realizar de forma simultánea, pero hay que ser consciente de que la mayoría de las veces será la sala la que fije la fecha, ya que te darán una de las sesiones que tengan libres en su programación. Conviene comenzar a buscar la sala con bastante anticipación, ya que la programación suele realizarse con un par de meses de anticipación.

Debido a la saturación de mensajes que se reciben, no es inusual que las salas ni siquiera contesten a tus mensajes. Por ello, conviene contactar con salas con las que ya tengas un vínculo, por haber actuado allí anteriormente, conocer a alguien que actúe regularmente, a algún trabajador de la misma….

Cuando consigas entablar conversación con una sala, tienes que tener claro lo que la quieres pedir y lo que la puedes ofrecer. En el caso de mi Festival, sé que no quiero que se programe entre semana y que les puedo ofrecer una buena imagen pública, ya que todo lo recaudado se destina a causas benéficas. Sin embargo, por este mismo motivo, no les puedo ofrecer grandes beneficios económicos  (de hecho, todas las salas con las que he colaborado me han cedido el espacio sin recibir a cambio un céntimo de lo recaudado por las entradas).

 

También necesitas hablar con el artista que realice el papel de presentador y con los distintos artistas invitados.

Cuando el festival está organizado por una organización vinculada con las artes escénicas, a menudo es común que el presentador sea un miembro de esa organización (en mi caso he presentado mi Festival en todas las ocasiones).

En el caso de los artistas invitados, la situación depende de si ya tienes contactos con artistas que consideres que pueden estar interesados en participar (y que a ti te interese que participen), o aún no conoces a gente del sector. En el segundo caso, puedes buscarlos por clubs y sociedades cercanas al lugar donde realizarás el Festival o por redes sociales (los grupos de Facebook te ofrecen una buena segmentación para estos fines). No obstante, en estos casos conviene pedir algún vídeo o referencias de los artistas, para saber si coinciden con el estilo que quieres darle a tu festival.

 

En algunos casos, también tendrás que buscar técnicos de luz y sonido. En ocasiones la sala te cederá sus técnicos  y en ocasiones no, es muy importante que tengas claro cual es tu caso concreto.

En este caso, al igual que con los ilustradores y diseñadores del cartel (si no lo realizas tú mismo), es muy importante que les des un trato respetuoso y cuidado, especialmente si el festival es benéfico y ellos tampoco cobrarán. Piensa que trabajarán como los artistas invitados, pero con una difusión mucho menor (los artistas a menudo aparecen en el cartel y todos los espectadores los verán sobre el escenario).

Por ello, junto con la ficha artística, conviene enviar a la sala y otros medios de difusión la ficha técnica, con los datos de todas estas personas.

 

Una vez tengas toda la infraestructura necesaria para realizar el Festival (sala, artistas y equipo técnico), conviene empezar a pensar en la comunicación y difusión del evento.

En primer lugar, tienes que realizar un cartel. El estilo del mismo, al igual que el poner o no los nombres de los artistas, es una decisión personal que dependerá de cada caso, pero sí es importante que aparezca el nombre del festival, la fecha y lugar donde se realizará, el precio de las entradas y cómo se podrán reservar.

Si no tienes una gran habilidad con el diseño gráfico, conviene contar con la mano (o al menos asesoramiento) de un entendido del tema, ya que el cartel será la imagen que represente tu festival y en ocasiones la decisión del espectador de acudir o no al Espectáculo dependerá de él.

Dejo como ejemplo los carteles de mi Festival en sus diversas ediciones hasta la fecha.

Ilustración: María Ors   Diseño: María Orsa3 color hombre
Ilustración: María Ors   Diseño: Guille Menés
Cartel
Ilustración: María Escriu   Diseño: María Escriu

Cartel

Ilustración: Noemí Ortiz Rey   Diseño: Mario L. MenésCartel 04 - Completo_RGB_ParaWeb

Por último, tendrás que realizar la difusión del festival, tanto de manera online como offline.

Si está pensado como algo periódico puedes crearle una página de Facebook, mientras que si lo piensas como algo puntual un evento puede ser suficiente. También conviene mover el cartel por tiendas, clubs o asociaciones relacionadas con ese tipo de eventos y su correspondiente online, blogs, foros, grupos de Facebook…

 

Y hasta aquí esta pequeña guía, con el resumen de mi experiencia de los últimos años. Confío en que haya resultado útil y, si quieres emprender uno de estos proyectos,  ¡mucho ánimo!

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